Wstęp
Na początku należy wspomnieć, że niniejszy artykuł jest czwartym z serii artykułów (oraz materiałów wideo) dotyczących prawa pracy. Dla osób, które nie czytały poprzednich artykułów zapraszamy do lektury tutaj, natomiast wszystkie z artykułów oraz odcinków wideo można czytać/oglądać niezależnie od siebie. Na gruncie tego artykułu omówione zostaną natomiast podstawowe kwestie związane z telepracą, a także krótko ze stosunkiem pracy nawiązanym na podstawie powołania, mianowania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę. Kwestie związane z telepracą są o tyle istotne, że w dzisiejszych czasach coraz więcej z nas pracuje z domu, wykorzystując tzw. home office (pracę zdalną). Wspomniana sytuacja związana jest przede wszystkim z pandemią i obecną sytuacją na świecie dotyczącą COVID-19. Warto zatem rozważyć to, jak kształtują się przepisy prawne w zakresie tzw. telepracy.
Telepraca – charakterystyka
Na wstępie trzeba wskazać, że uregulowania dotyczące tzw. telepracy zawarte są na gruncie Kodeksu pracy[1] i jego rozdziału IIb. Przepisy regulujące telepracę zostały wprowadzone w 2007 roku. Jak wskazuje art. 675 § 1 kp, praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca). Często nazywana przez nas ,,praca z domu” czy też ,,home office” na gruncie Kodeksu pracy nazywana jest zatem telepracą. Charakteryzuje ją to, że ma ona regularny charakter – to znaczy, że jest wykonywana przez dłuższy lub systematyczny czas (np. przez kilka miesięcy albo np. wymiarze kilku dni w tygodniu). Jest ona wykonywana także poza zakładem pracy, czyli miejscem w którym co do zasady pracownik ma obowiązek świadczyć pracę. Do telepracy używane są odpowiednie środki komunikacji elektronicznej – najczęściej są to po prostu sprzęty komputerowe z dostępem do Internetu, skrzynki mailowej oraz odpowiedniego oprogramowania, zależnego od określonego stanowiska.
Oprogramowanie to może być różne dla programisty komputerowego, inne dla księgowej, a jeszcze inne np. dla prawnika. Telepraca może być wykorzystywana także bowiem przez prawników i świadczenie przez nich obsługi prawnej, na co wskazywał między innymi Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 19 września 2012 roku: ,,Stosownie do treści art. 67[5] § 1 k.p. praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Stąd nie ma przeszkód dla świadczenia pracy polegającej na obsłudze prawnej firmy w przeważającej mierze w domu, a więc poza siedzibą pracodawcy”[2].
Telepracownikiem jest natomiast pracownik, który wykonuje pracę w tych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Takie wyniki pracy są najczęściej wysyłane drogą mailową, odpowiednim komunikatorem albo też wrzucane w plikach na odpowiedni serwer (tzw. chmurę). Takie rozwiązanie nakłada na pracodawcę odpowiedzialność za zapewnienie ochrony danych wykorzystywanych i przetwarzanych przez telepracownika w toku pracy. Pracodawca powinien określić zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz przeprowadzić, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Sama telepraca może być jednak wykonywana na różny sposób: w domu, przemienna (częściowo w firmie, częściowo w domu), mobilna (w podróży lub u klientów), w centrach telepracy (wyznaczonych przez pracodawcę) czy też eksterytorialna (we współpracy z innymi osobami w projekcie, które pracują w różnych miejscach lub nawet państwach).
Nadzór nad telepracownikiem
Jeśli chodzi zaś o monitorowanie postępów, to trzeba pamiętać, że pracodawca ma obowiązek respektować prywatność telepracownika, realizując taki system monitoringu, który jest dostosowany do celu i rodzaju pracy, jak i przepisów odpowiednich dyrektyw Rady UE. Wszystkie te aspekty zależne są od tego, jak pomiędzy sobą porozumieją oraz umówią się strony, czyli pracownik oraz pracodawca. W przepisach wskazuje się jednak, że jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę: 1) wykonywania pracy, 2) w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji oraz 3) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy – za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.
Problematyczne w tym zakresie wydają się jednak kwestie związane z tym, w jaki sposób pracodawca mógłby kontrolować postępy pracownika w pracy oraz nadzorować to, w jaki sposób przebieg jego praca i przez jaki czas faktycznie on pracuje. Zgodnie bowiem z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 4 września 2019 roku: ,,Pracownik powinien udowodnić lub wykazać z wysokim prawdopodobieństwem, że we wskazanych dniach pracy lub dniach wolnych od pracy pracował w interesie i co najmniej za dorozumianą akceptacją pracodawcy w konkretnej i weryfikowalnej liczbie godzin nadliczbowych, co pracodawca może kontestować przeciwdowodami, że taka potrzeba nie wystąpiła, ponieważ zadania te pracownik mógł i powinien był wykonać w granicach normalnego czasu pracy”[3].
Kwestia ta zatem może mieć także znaczenie dla nadgodzin (czyli pracy poza przewidzianymi normami czasu pracy) – kwestia udowodnienia tego należy jednak do pracownika. Niejednokrotnie w praktyce stosuje się różnego rodzaju logowania do systemu, które wskazują, o której dany pracownik zaczął oraz skończył swoją pracę. Pracownik dochodzący wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych w zadaniowym systemie czasu pracy musi precyzyjnie określić rodzaj i wymiar zadań, które wykonywał w formie telepracy. Oczywiście nie wszystkie czynności oraz działania mogą być wykonywane w formie telepracy – o ile jest to możliwe w ramach pracy wykonywanej komputerowo, tak raczej trudno o pracę z domu, kiedy jest się pracownikiem w fabryce. Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca realizuje wobec niego także obowiązki wynikające z bezpieczeństwa i higieny pracy.
Miejsce wykonywania telepracy
Poza tym, jeżeli samo miejsce wykonywania telepracy nie jest określone jednoznacznie, jego wybór należy do pracownika, w granicach określonych przez porozumienie (regulamin) telepracy[4]. Najczęściej w praktyce jest to właśnie miejsce zamieszkania danego pracownika, zwłaszcza w kontekście ostatnich sytuacji związanych z koronawirusem. Trzeba także pamiętać, że warunki stosowania telepracy przez pracodawcę określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
Jeśli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia porozumienia – wówczas pracodawca określa warunki stosowania telepracy w regulaminie. Wykonywanie pracy w formie telepracy jest także dopuszczalne na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Warunki oraz tryb wprowadzenia telepracy może wynikać zatem z trzech podstawowych sposobów. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie wykonywana w warunkach telepracy może dodatkowo nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia.
Poza tym, telepraca ma charakter dobrowolny – może nastąpić na wniosek pracownika, jak i pracodawcy. Pracodawca jednak co do zasady uwzględnia wniosek pracownika o wykonywanie pracy w formie telepracy, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Odmowa zaś podjęcia telepracy przez pracownika nie może być podstawą do ustania stosunku pracy ani zmiany jego warunków[5]. Pracownik wykonujący telepracę posiada takie same uprawnienia jak zwykły pracownik pracujący w zakładzie pracy. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy.
Obowiązki pracodawcy wobec telepracownika
Warto w kontekście telepracy wskazać także na odpowiednie obowiązki pracodawcy wobec telepracownika, określone w art. 6711 Kodeksu pracy. Pracodawca jest obowiązany: 1) dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający odpowiednie wymagania, 2) ubezpieczyć sprzęt, 3) pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, 4) zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu – chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej w odrębnej umowie. Zasadą jest zatem odpowiedzialność pracodawcy za dostarczenie, zainstalowanie i utrzymanie sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy, chyba że pracownik wykorzystuje swój własny sprzęt – w tym wypadku pracodawca powinien także pokrywać koszty związane bezpośrednio ze świadczeniem telepracy, szczególnie w zakresie komunikacji.
Strony stosunku telepracy, jeżeli chcą umówić się, że telepracownik przy świadczeniu pracy będzie korzystał z własnego sprzętu, to muszą to uczynić w odrębnej umowie[6]. Tak wynika bowiem z przepisów, a w obecnych czasach coraz częściej jest to jednak zaniedbywane. Pracodawcy w przypadku wysyłania osób na tzw. home office coraz częściej nie podpisują z pracownikami nowej umowy, nie wprowadzają regulaminów, a także nie zapewniają odpowiedniego sprzętu, uznając, że w dzisiejszych czasach praktycznie każdy z nas ma komputer oraz dostęp do Internetu. Pracownicy natomiast z uwagi na obawę o zwolnienie w tym trudnym dla gospodarki okresie nie chcą egzekwować w tym zakresie przysługujących im praw. Orzecznictwo w zakresie spraw pracowniczych związanych z telepracą także do tej pory nie jest zbyt bogate.
Warto także wskazać na art. 6716 Kodeksu pracy, według którego pracodawca umożliwia telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej. W obecnej sytuacji związanej z wirusem coraz częściej dochodzi jednak do sytuacji, w której zakłady pracy są albo zamknięte (przedsiębiorstwa rezygnują z wynajmu biur) albo przebywają w nich tylko pracownicy, którzy faktycznie muszą być obecni na miejscu, a ich praca za pośrednictwem telepracy nie jest możliwa.
Zaprzestanie wykonywania telepracy
Jeśli chodzi natomiast o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy, to trzeba wskazać na art. 678 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli zaś wniosek telepracownika zostanie złożony po upływie tego terminu, to pracodawca powinien – w miarę możliwości – uwzględnić ten wniosek. Sam brak zgody pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy i zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę[7].
Oczywiście trzeba także pamiętać, że pomiędzy telepracą a tak zwaną pracą zdalną występują odpowiednie różnice. Praca zdalna bowiem przewidziana jest na gruncie ustawy covidowej, jest wdrażana w drodze polecenia pracodawcy, na czas oznaczony, nie wymaga ona zgody pracownika, ale pracodawca także powinien pracownikowi pracującemu zdalnie zapewnić odpowiednie narzędzia oraz sprzęt.
Powołanie, mianowanie
Oprócz tego, trzeba także przypomnieć, że stosunek pracy może być nawiązany nie tylko na podstawie umowy o pracę, ale także wynikać z powołania czy też mianowania. W ramach naszego kursu oraz opracowań trzeba omówić zatem także krótko pozostałe ze wskazanych sposobów. Zgodnie z art. 68 § 1 kp, stosunek pracy nawiązuje się na podstawie powołania w przypadkach określonych w odrębnych przepisach. Dla przykładu, niektórzy pracownicy samorządowi są zatrudniani na podstawie powołania – np. zastępca wójta (burmistrza, prezydenta), skarbnik gminy czy też powiatu, a także urzędnicy służby cywilnej. Ten stosunek pracy nawiązuje się na czas nieokreślony, a jeżeli na podstawie przepisów szczególnych pracownik został powołany na czas określony, stosunek pracy nawiązuje się na okres objęty powołaniem.
Poza tym, powołanie może być poprzedzone konkursem, choćby przepisy szczególne nie przewidywały wymogu wyłonienia kandydata na stanowisko wyłącznie w wyniku konkursu. Stosunek pracy na podstawie powołania nawiązuje się najczęściej w terminie określonym w powołaniu. W przypadku powołania Kodeks pracy przewiduje także szczególne rozwiązania – dotyczące tego, że jeżeli pracownik powołany na stanowisko w wyniku konkursu pozostaje w stosunku pracy z innym pracodawcą i obowiązuje go trzymiesięczny okres wypowiedzenia, może on rozwiązać ten stosunek za jednomiesięcznym wypowiedzeniem.
Poza tym, do stosunku pracy na podstawie powołania stosuje się przepisy dotyczące umowy o pracę na czas nieokreślony – z odpowiednimi wyjątkami dotyczącymi np. rozwiązywania umów o pracę czy rozpatrywania sporów ze stosunku pracy. Trzeba też pamiętać, że pracownik zatrudniony na podstawie powołania może być w każdym czasie – niezwłocznie lub w określonym terminie – odwołany ze stanowiska przez organ, który go powołał. Dotyczy to również pracownika, który na podstawie przepisów szczególnych został powołany na stanowisko na czas określony. Samo odwołanie powinno być dokonane na piśmie i jest równoznaczne z wypowiedzeniem umowy o pracę.
W kwestii stosunku pracy na podstawie wyboru należy wskazać, iż następuje ono wtedy, gdy z wyboru wynika obowiązek wykonywania pracy w charakterze pracownika. Stosunek pracy z wyboru rozwiązuje się natomiast wraz z wygaśnięciem mandatu. Na podstawie wyboru są zatrudniani także pracownicy samorządowi tacy jak np. marszałek województwa, starosta, wicestarosta, wójt (burmistrz, prezydent), przewodniczący zarządu związku czy też burmistrz dzielnicy m.st. Warszawy. Trzeba także wskazać, że pracownik pozostający w związku z wyborem na urlopie bezpłatnym ma prawo powrotu do pracy u pracodawcy, który zatrudniał go w chwili wyboru, na stanowisko równorzędne pod względem wynagrodzenia z poprzednio zajmowanym, jeżeli zgłosi swój powrót w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru. Niedotrzymanie tego warunku powoduje wygaśnięcie stosunku pracy, chyba że nastąpiło z przyczyn niezależnych od pracownika. Według zaś art. 75 Kodeksu pracy, pracownikowi, który nie pozostawał w związku z wyborem na urlopie bezpłatnym, przysługuje odprawa w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia.
Wybór, spółdzielcza umowa o pracę
Ponadto, stosunek pracy może być nawiązany także na podstawie wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę. Stosunek pracy nawiązuje się na podstawie mianowania w przypadkach określonych w odrębnych przepisach od Kodeksu pracy i są to przede wszystkim przepisy dotyczące np. Prawa o ustroju sądów powszechnych, Polskiej Akademii Nauk, Najwyższej Izby Kontroli, Policji, Państwowej Straży Pożarnej czy też Krajowej Administracji Skarbowej. Najczęściej do nawiązania stosunku pracy na podstawie wyboru dochodzi w odniesieniu do następujących grup pracowników: radnych, pracowników samorządowych, etatowych członków różnego rodzaju organizacji społecznych, stowarzyszeń, partii, związków zawodowych i spółek prawa handlowego.
Natomiast stosunek pracy między spółdzielnią pracy a jej członkiem nawiązuje się przez spółdzielczą umowę o pracę. Stosunek pracy na podstawie spółdzielczej umowy o pracę reguluje ustawa – Prawo spółdzielcze[8], a w zakresie nieuregulowanym odmiennie tą ustawą stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu pracy. Składają się na nią dwa elementy – obowiązek spółdzielni pracy zatrudnienia osoby będącej jej członkiem i wynikający z członkostwa obowiązek świadczenia pracy na rzecz spółdzielni. Jest ona zatem różna o tyle od zwykłej umowy o pracę, że ma obligatoryjny charakter. W konsekwencji zawarcie spółdzielczej umowy o pracę uzależnione jest od uprzedniego przystąpienia i uzyskania członkostwa spółdzielni. Spółdzielcza umowa o pracę wygasa wraz z ustaniem członkostwa, a szczegółowe uregulowania w jej zakresie przewidziane są na gruncie wspomnianej ustaw. W kolejnym z artykułów zajmiemy się natomiast tematyką dotyczącą wynagrodzenia, odpraw oraz innych świadczeń pieniężnych dla pracownika.
[1] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.).
[2] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 19 września 2012 roku, sygn. akt III AUa 529/12.
[3] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 września 2019 roku, sygn. akt II PK 172/18.
[4] K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, Gdańsk 2020, art. 67(5).
[5] M. Tomaszewska [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-113, wyd. V, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 67(5).
[6] D. Dzienisiuk, J. Skoczyński, T. Zieliński [w:] Kodeks pracy. Komentarz, wyd. VII, red. L. Florek, Warszawa 2017, art. 67(11).
[7] Art. 67(9) Kodeksu pracy.
[8] Ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 275 z późn. zm.).
DARMOWE KURSY I SZKOLENIA ONLINE PRAWO PRACY 2021
Przy okazji zapraszamy na darmowy kurs (szkolenie) online z prawa pracy prowadzony przez nas tutaj.