Sygnalista, inaczej whistleblower, to osoba, która ujawnia nieprawidłowości w miejscu pracy lub organizacji, takie jak nadużycia finansowe, korupcja, działania niezgodne z prawem lub etyką. Sygnaliści często występują w sytuacjach, gdzie ujawnienie problemów może narażać ich na ryzyko szkody osobistej, zawodowej lub prawnej. Ochrona sygnalistów w prawie pracy ma na celu zapewnienie im bezpiecznego środowiska do ujawnienia nieprawidłowości. Bez tej ochrony pracownicy mogliby obawiać się negatywnych konsekwencji, takich jak zwolnienie z pracy, szykany lub utrata reputacji.

Sygnalista – kto to jest?

Jeśli chodzi zaś o samą definicję sygnalisty, to trzeba wskazać, że sygnalista, znany również jako whistleblower, to osoba, która ujawnia nieprawidłowości w miejscu pracy lub organizacji, takie jak nadużycia finansowe, korupcja, działania niezgodne z prawem lub etyką. Sygnaliści często podejmują tę decyzję z pobudek moralnych lub z troski o dobro publiczne, choć mogą to robić również z innych powodów, takich jak obrona własnych interesów czy pragnienie poprawy sytuacji w miejscu pracy. Sygnalista, zwany jest też demaskatorem – to osoba nagłaśniająca działalność, która według niej jest najprawdopodobniej nielegalna lub nieuczciwa.

Na gruncie natomiast polskiej ustawy o ochronie sygnalistów, także zostało wskazane wprost kim jest sygnalista. Sygnalistę mamy wskazanego w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów, według którego to sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1) pracownik;

2) pracownik tymczasowy;

3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) przedsiębiorca;

5) prokurent;

6) akcjonariusz lub wspólnik;

7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9) stażysta;

10) wolontariusz;

11) praktykant;

12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin,

13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

Nadto, ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa wyżej, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

Polskie przepisy – ustawa o ochronie sygnalistów

Do uregulowania kwestii sygnalistów obligują Polskę przepisy unijnej dyrektywy 2019/1937 z 23 października 2019 r.[1], którą powinniśmy implementować do 17 grudnia 2021 r. Do połowy 2024 roku to się nie udało, chociaż próby podejmował jeszcze poprzedni rząd. Kary pieniężne za brak terminowej implementacji dyrektywy były już naliczane, a wyrok TSUE w tej sprawie mógł wobec opieszałości Polski zapaść w każdej chwili. Nowy rząd przyspieszył więc działania i powstała ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku.

Jak wynika zaś już z art. 1 naszej polskiej ustawy, ustawa reguluje:

• warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
• środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
• zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych;
• zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu;
• zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa;
• zadania Rzecznika Praw Obywatelskich związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa;
• zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa i z podejmowaniem działań następczych.

Kto musi wdrożyć nowe przepisy?

Nowe przepisy wchodzą w życie 25 września 2024 r. Pojawia się także pytanie – kto faktycznie jest zobowiązany do wdrożenia przepisów oraz regulacji dotyczących sygnalistów w Polsce? Docelowo tym przepisom podlegać będą podmioty zarówno z sektora publicznego jak i prywatnego. Z tym zastrzeżeniem, że w przypadku podmiotów prywatnych – obowiązek wdrożenia stosownych procedur będzie dotyczył jedynie przedsiębiorstw zatrudniających minimum 50 pracowników. W przypadku sektora publicznego – z obowiązku wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszenia prawa mogą zostać zwolnione jedynie gminy i powiaty liczące mniej niż 10.000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników.

Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Podmioty prawne działające w sektorze finansowym, oraz z branż podlegających konkretnym regulacjom z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska zostały natomiast poddane dyrektywie niezależnie od tego czy należą do sektora publicznego, czy prywatnego oraz niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.

Wszystkie wskazane podmioty prawne będą miały obowiązek ustanowienia procedur, rozwiązań prawnych i organizacyjnych oraz wdrożenia narzędzi spełniających wymagania Dyrektywy. Pracodawcy prywatni zatrudniający mniej niż 50 pracowników oraz gminy zamieszkane przez mniej niż 10 tys. mieszkańców mogą również zostać objęte nowymi regulacjami przez ustawodawcę krajowego, który ma jednak w tym zakresie pozostawioną pełną swobodę. Polski ustawodawca zdecydował się nie obejmować nowymi obowiązkami tych podmiotów.

Jakie działania mogą zgłaszać sygnaliści?

Istotne jest także to, jakie w istocie naruszenia prawa mogą zgłaszać sygnaliści. Kluczowe znaczenie w tym zakresie posiada art. 3 ustawy, który wskazuje wprost, że naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Poza tym, podmiot prawny może dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

Zakaz odwetu

Nadto, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

1) odmowie nawiązania stosunku pracy;

2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;

7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;

8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

14) mobbingu;

15) dyskryminacji;

16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania wskazanych środków. Głównym obowiązkiem pracodawcy jest ustanowienie procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych np. w formie regulaminu. Procedura musi określać:

• osobę/jednostkę upoważnioną do przyjmowania zgłoszenia,
• sposób dokonania zgłoszenia, 
• osobę/jednostkę upoważnioną do podejmowania działań następczych,
• obowiązek potwierdzania przyjęcia zgłoszenia,
• obowiązek podjęcia działań następczych,
• termin i sposób o przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej,
• system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych,
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Pracodawca jest ponadto obowiązany prowadzić rejestr zgłoszeń, który zawiera:

• numer zgłoszenia,
• przedmiot naruszenia,
• dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
• adres do kontaktu zgłaszającego,
• datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
• informację o podjętych działaniach następczych,
• datę zakończenia sprawy.

Obsługa kanału zgłoszeń wewnętrznych musi być prowadzona w sposób zapewniający ochronę poufności zarówno sygnalisty jak i osoby, której zgłoszenie dotyczy i może być prowadzona wewnątrz organizacji albo zlecona zewnętrznemu podmiotowi prawnemu, np. kancelarii prawnej (za wyjątkiem podejmowania działań następczych). W niektórych firmach zasadnym będzie outsourcing usług w zakresie obsługi kanału zgłoszeń, zaś w innych, organizacja całego procesu wewnątrz podmiotu – zależy to od potrzeb i możliwości danej organizacji. Powierzenie obsługi procesu zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu wymaga zawarcia umowy, która będzie regulowała w szczególności kwestie zapewnienia poufności.

Pracodawca powinien też przygotować odpowiednie dokumenty upoważniające osoby do prowadzenia postępowań wyjaśniających w zakresie zgłoszonych nieprawidłowości a także zapewnić, aby przyjęte rozwiązania spełniały wymogi w zakresie ochrony danych osobowych.

Kanały zgłoszeń nieprawidłowości

Poza tym, ustawa, jak i Dyrektywa przewidują trzy kanały zgłaszania nieprawidłowości: kanał zgłoszeń wewnętrznych, kanał zgłoszeń zewnętrznych oraz ujawnienie publiczne. Pierwszy kanał, tzn. kanał zgłoszeń wewnętrznych stanowić ma kanał pierwszego wyboru dla sygnalisty. Pracodawcy będą zobowiązani nie tylko do opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa, ale również do podejmowania szeregu działań następczych polegających m.in. na przeprowadzaniu odpowiednich postępowań w sprawie otrzymanych zgłoszeń. Może on przybrać formę zgłoszeń mailowych, papierowych, ustnych czy też w formie skrzynki w danym miejscu pracy. Kanał zgłoszeń zewnętrznych ma umożliwiać dokonanie zgłoszenia do odpowiedniego organu publicznego (w tym np. Rzecznika Praw Obywatelskich). Natomiast ujawnienie publiczne polegać ma na przekazaniu informacji przez sygnalistę o nieprawidłowościach do wiadomości publicznej za pomocą środków masowego przekazu. Taka forma zgłaszania nieprawidłowości ma stanowić ostateczność i według projektu ustawy osoba zgłaszająca w ten sposób nieprawidłowości podlega ochronie w ściśle określonych przypadkach.

Przedsiębiorca musi wyznaczyć osobę lub podmiot wewnątrz organizacji, które byłyby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń; może również wyznaczyć do tego podmiot zewnętrzny, a także musi wyznaczyć osobę lub podmiot wewnątrz organizacji, które byłyby odpowiedzialne za podejmowanie działań następczych, w tym wyjaśnianie otrzymanych zgłoszeń, kontaktowanie się z sygnalistą itp. Może to być jedna osoba – tzw. Przyjmujący zgłoszenie; albo grupa osób – np. Zespół ds. sygnalistów albo odpowiedni Komitet. Wówczas należy wskazać takie osoby w Dokumentacji dotyczącej sygnalistów (w tym w Regulaminie zgłaszania naruszeń), a także określić zasady ich działania. W zależności od formy prawnej danego przedsiębiorstwa, można także dokonać np. Zarządzenia o wyznaczeniu określonych osób do pełnienia tej funkcji przez dany czas (kadencję).

Dodatkowo, zgodnie z katalogiem przestępstw określonych w ustawie, kto w celu aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie jej to utrudnia będzie podlegała grzywnie do 1 080 000 zł, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3. Równie surową karą zagrożone są zachowania polegające na stosowaniu działań odwetowych względem sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą. Działania odwetowe będą zagrożone karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli działania odwetowe będą przybierały charakter uporczywy to takie przestępstwo będzie zagrożone bezwzględną karą pozbawienia wolności do lat 3. Kto ujawni tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą będzie podlegał grzywnie do 1 080 000 zł, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku. Penalizowane będzie również dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w przypadku gdy zgłaszający będzie świadomy, że do naruszenia prawa nie doszło. Takie zachowanie będzie zagrożona karą grzywny do 1 080 000 zł, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Dokumentacja dla Twojej firmy i JST dotycząca sygnalistów + darmowy e-book!

Oprócz dzisiejszego artykułu, przygotowałem dla Ciebie do ściągnięcia zupełnie za darmo podstawową, okrojoną wersję e-booka dotyczącą ochrony sygnalistów w Polsce na gruncie nowych przepisów z 2024 roku. Pobierz tutaj: https://aslegaltax.pl/produkt/e-book-ochrona-sygnalistow-w-firmie-i-jst-wersja-podstawowa/ 

Dostęp do pełnej wersji e-booka (razem z instrukcją graficzną krok po kroku jak wdrożyć dokumentację dotyczącą sygnalistów) możesz wykupić za 299 złotych w Sklepie zamieszczonym w opisie. Oprócz tego, możesz wykupić także gotowe wzory dokumentów, za pomocą których szybko i łatwo wdrożysz regulacje dotyczące sygnalistów w Twoim przedsiębiorstwie, a także w jednostce samorządu terytorialnego takiej jak na przykład urząd gminy. Z ich pomocą wywiążesz się ze wszystkich obowiązków nałożonych przez ustawodawcę i unikniesz ewentualnych kar za niewdrożenie nowych przepisów.

Dostęp do tych kilkunastu wzorów (gdzie w zasadzie wystarczy wpisać tylko w wyznaczone miejsca dane Twojej firmy), razem ze szkoleniem online oraz możliwością otrzymania certyfikatu jego ukończenia dla każdego z Twoich pracowników – wykupisz za 799 zł po kliknięciu w ten link: https://aslegaltax.pl/produkt/dokumentacja-sygnalisci/ 

Wreszcie, możesz także wykupić pakiet pełnego, rozszerzonego e-booka razem ze wzorami dokumentów dla Twojego przedsiębiorstwa lub jednostki, instrukcją graficzną, dostępem do godzinnego nagrania szkolenia online z możliwością otrzymania nielimitowanej liczby certyfikatów ukończenia kursu dla swoich pracowników – w promocyjnej cenie 999 zł – kliknij w ten link: https://aslegaltax.pl/produkt/pelna-dokumentacja-ochrona-sygnalistow-w-firmie-i-jst/